ওয়ার্কশিটে ব্যবহৃত ডিফল্ট ফর্মুলাকে ফাংশন হিসাবে অভিহিত করা হয়। অন্যভাবে বলা যায়, ফাংশন হচ্ছে ফর্মুলার সংক্ষিপ্ত রূপ, যেখানে বিভিন্ন গাণিতিক বা যৌক্তিক সূত্র পূর্ব থেকেই সন্নিবেশিত থাকে। অর্থাৎ ফর্মুলাকে সংক্ষিপ্ত আকারে ব্যবহারের পদ্ধতিকে ফাংশন বলে। ফাংশনের সাহায্যে কঠিন ও জটিল হিসাবের কাজ সহজে করা যায়।

ফাংশন ও ফর্মুলার মধ্যে পার্থক্য-

Excel সফটওয়ারের গাণিতিক সমস্যা সমাধানের জন্য যে সূত্রগুলো লিখে দেই সেগুলোকে ফর্মুলা বলা হয়। যেমন: = A1 + B5 – C2। আর যে সকল গাণিতিক কাজের জন্য Excel সফটওয়্যারে কিছু কমান্ড তৈরি করে দেয়া আছে, যা আমরা ব্যবহার করে থাকি তাদেরকে ফাংশন বলে। যেমন: =sum()। ফাংশন ও ফর্মুলার মধ্যে পার্থক্য :

ফাংশনের সাধারণ গঠন নিম্নরূপ—

= Function Name (Argument), Argument 2, Argument 3,...... Argument)

উদাহরণ :

ফাংশন আর্গুমেন্ট : ফাংশনে ব্যবহৃত বন্ধনীর মধ্যে টাইপ করা অংশকে ফাংশনের আর্গুমেন্ট বলা হয়। অর্থাৎ একটি ফাংশন যে সব মানের সাহায্যে কাজ বা হিসাব করে তাকে আর্গুমেন্ট বলে। যেমন- =SUM(Al A10) এখানে A1 এবং A10 হচ্ছে আর্গুমেন্ট। ফাংশন স্টেটমেন্ট : ফাংশনের নাম এবং বন্ধনীর মধ্যে টাইপ করা আর্গুমেন্টসহ সম্পূর্ণ অংশকে বলা হয় ফাংশন স্টেটমেন্ট। অর্থাৎ আর্গুমেন্ট এবং ফাংশন মিলে তৈরি হয় ফাংশন স্টেটমেন্ট। যেমন-

=SUM(AT:A10 )

ফাংশন এক্সপ্রেশন : স্প্রেডশিট প্রোগ্রামে হিসাব-নিকাশ বা যুক্তিমূলক কাজে ব্যবহৃত একাধিক ফাংশন স্টেটমেন্টকে একত্রে ফাংশন এক্সপ্রেশন বলা হয়। যেমন: =SUM (A1 A10)+MAX (C2:C7)

ফাংশন লেখার নিয়মাবলি নিম্নরূপ—

১. প্রথমেই সমান (=) চিহ্ন টাইপ করতে হবে।

২. সমান চিহ্নের পর ফাংশনের নাম টাইপ করতে হবে।

৩. এরপর ফার্স্ট ব্রাকেট টাইপ করতে হবে।

৪. এরপর ফাংশনের আর্গুমেন্ট টাইপ করতে হবে।

৫. অতঃপর ফাংশনকে আর্গুমেন্ট ব্র্যাকেট দ্বারা আবদ্ধ করতে হবে।

 ৬. ফাংশন এবং আর্গুমেন্ট ব্র্যাকেটের মাঝে কোনো স্পেস রাখা যাবে না।

৭. একাধিক আর্গুমেন্ট থাকলে তা কমা (,) বা কোলন (:) দিয়ে পৃথক করে দেখাতে হবে । 

৮. আর্গুমেন্টগুলো সংখ্যা (Value) এবং স্ট্রিং (String) হতে পারে।

৯. কিছু ফাংশন রয়েছে যেগুলোতে কোনো আর্গুমেন্ট প্রয়োজন হয় না। যেমন- Rand () 

১০. Text ফাংশনের আর্গুমেন্ট কোটেশন ("") চিহ্নের ভিতর রাখতে হবে।

নিচের কিছু ফাংশনের পরিচিতি ও ব্যবহার উল্লেখ করা হলো।

=ABS(X): Absolute বা পরম মান (ধনাত্মক) নির্ণয় করা যায়। যেমন: কোন সেলে = ABS ( 59 ) লিখে এন্টার দিলে 59 ফেরত দেবে। দুটি তুলনাকারী সংখ্যার ক্যালকুলেশনে ঋণাত্মক মানকে ধনাত্মকে রূপান্তর করার জন্য এ সূত্রটি ব্যবহৃত হয়। যেমন : Actual এবং Budgeted Amounts-এর তুলনা ।

=ASIN(X): এ সূত্রের সাহায্যে কোন ত্রিভুজের লম্ব ও অতিভুজের জানা মান থেকে কোণের মান কত হবে তা নির্ণয় করা যায়।

=BASE(Number, Base): দশমিক সংখ্যাকে প্রদত্ত ভিত্তির (বাইনারি, অক্টাল, হেক্সাডেসিমেল) উপর

নির্ভর করে উক্ত সংখ্যা রূপান্তর হয়। যেমন— কোনো সেলে =Base ( 10, 2 ) লিখে এন্টার দিলে 1010 ফেরত পাওয়া যাবে। =COS (X): কোন ত্রিভুজের কোণের মান জানা থাকলে তার Cosine অর্থাৎ অতিভুজ বা সন্নিহিত বাহুর মান

রেডিয়ানে নির্ণয় করার জন্য এ সূত্রটি ব্যবহৃত হয়। =COS-এর ফলাফল -1 হতে 1 এর মধ্যে হতে পারে ।

=INT(Number): এই ফাংশনের সাহায্যে কোন সংখ্যার পূর্ণমান প্রদর্শন করা যায়। যেমন— কোনো সেলে = int (64.17) লিখে এন্টার দিলে 64 ফেরত দিবে। =SQRT(Number): এই ফাংশনের দ্বারা কোন সংখ্যার স্কয়াররুট মান বা বর্গমূল বের করা হয়।

যেমন— কোনো সেলে =SQRT( 16 ) লিখে এন্টার দিলে 4 ফেরত দিবে।

=MOD (Number, Divisor): এই ফাংশনের দ্বারা ভাগশেষ নির্ণয় করা যায়। যেমন— কোনো সেলে

= MOD ( 9, 2) লিখে এন্টার দিলে । ফেরত দিবে। =FACT (Number): এই ফাংশনের দ্বারা কোন সংখ্যার ফ্যাক্টেরিয়াল মান নির্ণয় করা যায়। যেমন- কোনো সেলে =Fact (5) লিখে এন্টার দিলে 120 ফেরত দিবে।

=GCD(Number1, Number 2, ...): গ.সা.গু নির্ণয়ের জন্য ব্যবহৃত হয়। যেমন— কোনো সেলে

=GCD(15, 5 ) লিখে এন্টার দিলে 5 ফেরত দিবে। =LCM(Number1, Number 2, ...): ল.সা.গু নির্ণয়ের জন্য ব্যবহৃত হয়। যেমন— কোনো সেলে

=LCM(3, 4) লিখে এন্টার দিলে 12 ফেরত দিবে।

=Power(Number, Power) : Number-এর ঘাত যদি Power হয় তবে তার মান নির্ণয় করার জন্য Power (Number, Power) ব্যবহৃত হয়। যেমন— কোনো সেলে = power ( 2, 5 ) লিখে এন্টার দিলে 32 ফেরত পাওয়া যাবে ।